Carta Formal

carta formalEs importante saber realizar documentos formales de forma correcta; ya que depende de la calidad y la especialidad con que escribamos para una mayor impresión, así puede ser el grado de aceptación que podemos tener ante cualquier persona u oficina a la cual nos avoquemos para solicitar algo, haciendo uso de la carta formal. Si algo debemos tomar en cuenta al momento de escribir una carta formal, es que no debemos cometer errores de lenguaje, como los utilizados al hablar.

Es decir, no es lo mismo hablar con un amigo, compañero de trabajo o estudio, familiar, etc. que escribir una carta para un abogado, un licenciado, una entidad estatal o educativa, entre otras. Aprender a escribir una carta formal es bien importante porque esta será la forma de presentación que en ciertas ocasiones se utilizará para obtener algún beneficio o algo por el estilo.



Usos de la carta formal

La carta formal tiene los siguientes usos: Es necesaria a la hora de solicitar un empleo, va como introducción al currículum vitae, en el cual se incluye un breve resumen del contenido del currículum y la especificación de las experiencias y capacidades, así como el puesto al que está aplicando. Puede usarse para solicitar un permiso, para solicitar notas en el colegio o escuela, para hacer una renuncia de trabajo, solicitar ascensos en algún puesto laboral, solicitar apertura de un trámite o de un expediente, etc.

Las cartas formales las utilizan los Abogados, los Jueces, los Directores, o cualquier otra persona que quiere dirigirse a una entidad formal, donde se requiere de seriedad, de seguir protocolos, reglas o leyes, entre otros. Es decir todo aquello que amerite seriedad, es objeto de referirse haciendo uso de una carta formal. Cabe recalcar que las cartas formales se utilizan para establecer contacto con personas o instituciones con quienes no se tiene ningún tipo de relación común, si se le puede llamar así. Es decir, no le puedes enviar una carta formal a tu amigo o amiga con quien te miras a diario o a lo mejor es tu vecino.

Escribir lo mejor que se pueda: este es el primer punto a considerar, esforzarse por hacer una buena escritura. El uso de un software como Microsoft Office ayuda con correcciones ortográficas y opciones de sinónimos o antónimos por palabra. Una buena escritura implica el uso correcto de las reglas ortográficas, reglas gramaticales, y verificar bien el uso adecuado de la sintaxis. Además, ser cuidadoso con la legibilidad de la escritura. Es decir, que sea entendible, clara y atractiva. Cualquiera sentirá gusto por leer algo que cumpla con lo anterior, pero nadie sentirá ni la más mínima intensión de leer algo que no tiene sentido y está lleno de errores u horrores y peor aún, si no es legible.

¿Cómo escribir una carta formal?

Pasos para escribir una carta formal:

  1. Escribir un encabezado: debe hacerse lo más correcto posible, incluye los datos del destinatario: nombre, precedido del título académico que respalda a la persona; si es licenciado, Doctor, Ingeniero, etc., dirección, cargo, o si va dirigida a una empresa, nombre de la empresa, o sección específica. Es bueno en esta parte incluir una breve referencia respecto al objetivo o fin de la carta.
  1. Saludo: esta sería la tercera parte de la carta. Siempre debe comenzar dirigiendo un saludo para la persona que leerá la carta. Cuando termine la sección de saludo, coloque dos puntos y salte a una próxima línea para iniciar el desarrollo de la carta formal.
  1. Objeto de la carta formal: En esta parte enfóquese de manera clara  y concisa sobre el objeto, razón o motivo por el cual está haciendo llegar la carta. Trate de hacer argumentos claros y firmes que especifiquen totalmente sus inquietudes. Debe ser un párrafo completo (un párrafo se compone de 6 u 8 líneas) este será el primer párrafo de la carta.
  1.  Especificar cuáles son las expectativas: Este es el párrafo número dos. Aquí se incluirá qué es lo que se espera como respuesta de la lectura y aceptación de la carta enviada. Se puede proponer tipo de solución esperado como respuesta a las inquietudes o situaciones planteadas en el párrafo anterior. Debe hacerse lo más específico que se pueda.
  1. Despedida: En la despedida se toma en cuenta una serie de cosas. Por ejemplo: agradecer al destinatario de la carta formal, por dedicar tiempo a la lectura de la carta. También es bueno anticiparse a agradecer por aceptar, atender, o responder satisfactoriamente a su petición. Es decir, en esta parte se debe de actuar con mucha cautela, a modo de tocar los sentimientos del receptor para que se motive a dar una resolución favorable. Se debe actuar como si ya se tiene la respuesta deseada, aunque se piense lo contrario. Pero de todas formas, si escribió bien lo anterior, no tiene de que preocuparse.
  1. Identificación: Firme la carta, escriba el nombre y el cargo que usted posee.
  1. Envíe la carta.

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