Análisis de Puestos

El análisis de puestos se define como un proceso sistemático para determinar las habilidades, las obligaciones y conocimientos que se requieren para desempeñar los cargos dentro de una organización. Con el análisis de puestos, se identifican las tareas que se necesitan para desempeñar un trabajo o cargo. Tradicionalmente, es una técnica esencial y dominante de recursos humanos, que tiene por resultado el perfil y la descripción de todos los puestos que componen una empresas.

En el ambiente laboral dinámico de la actualidad, la necesidad de un sistema sólido de análisis de puestos es fundamental. Se están creando nuevos puestos, y los puestos antiguos se rediseñan o se eliminan. Un análisis de puestos realizado tan sólo hace algunos años actualmente podría ser obsoleto.

El propósito del análisis de puestos es obtener respuestas a seis preguntas importantes:

• ¿Qué tareas físicas y mentales lleva a cabo el empleado?
• ¿Cuándo deberá terminarse el trabajo?
• ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
• ¿Cómo realiza el trabajo el empleado?
• ¿Por qué se hace el trabajo?
• ¿Qué cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo?

Por lo tanto el análisis de puestos ofrece un resumen de los deberes y las responsabilidades de un trabajo, su relación con otros puestos, los conocimientos, las habilidades que se requieren, y las condiciones laborales en las cuales se lleva a cabo. 

Básicamente el análisis de puestos se lleva a cabo en tres ocasiones: 1.- Cuando se funda la organización, 2.- Cuando se crean nuevos puestos, y 3.- Cuando los puestos cambian de manera significativa como resultado de nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas. En análisis de puestos se realiza en las mayorías de las ocasiones como resultado de cambios en la naturaleza de los trabajos.

La información del análisis de puestos se usa para indicar tanto las descripciones del puesto como las especificaciones del mismo.

¿Cómo realizar un análisis de puestos?

El análisis de puestos se realiza por medio de la obtención de datos en base a distintos métodos, apoyados de las herramientas de la informática o simplemente una hoja de papel donde se van anotando los datos obtenidos, para ello se pueden utilizar formatos predefinidos;

Ejemplo de un formato en forma de resumen de análisis de puestos, sobre los datos que se deben recopilar;

1.- Actividades laborales:

1. a) Actividades y procesos del trabajo
2. b) Registros de actividades (se puede utilizar el video)
3. c) Procedimientos usados
4. d) Responsabilidad personal

2.- Actividades orientadas hacia el trabajador:

1. a) Comportamientos humanos, como acciones físicas y comunicación en el trabajo.
2. b) Movimientos elementales para el análisis de métodos
3. c) Requisitos personales del puesto, como gasto de energía

3.- Máquinas, herramientas, equipos y materiales usados:

4.- Elementos tangibles e intangibles relacionados con el puesto:

1. a) Conocimientos que se emplearán o aplicarán o aplicarán
2. b) Materiales procesados
3. c) Productos fabricados o servicios prestados

5.- Desempeño del puesto:

1. a) Análisis de errores
2. b) Normas de trabajo
3. c) Mediciones del trabajo, como el tiempo empleado para realizar una tarea

6.- Contexto del puesto:

1. a) Programa de trabajo
2. b) Incentivos financieros y no financieros
3. c) Condiciones físicas de trabajo
4. d) Contextos organizacionales y sociales

7.- Requisitos personales para el puesto:

1. a) Atributos individuales como personalidad e intereses
2. b) Educación y capacitación requeridas
3. c) Experiencia laboral

Una vez que se ha reunido todos los requerimientos que se requieren para un determinado puesto, se debe transformar en una descripción más detallada del mismo con los siguientes puntos:

Descripción del puesto

La descripción de puestos es un documentos que describe las tareas, los deberes y las responsabilidades de un cargo. Es importante que las descripciones de puesto sean tan relevantes como exactas. Deben incluir enunciados concisos de lo que se espera que hagan los empleados en el puesto, cómo lo harán y las condiciones en las cuales cumplirán con sus deberes. Una excelente descripción de puestos ponen fin a frases del entorno laboral como «ese no es mi trabajo».

Entre los aspectos más frecuentes que se incluyen en una descripción de puestos se encuentran los siguientes;

• Principales tareas que deberán realizarse
• Porcentaje de tiempo dedicado a cada tarea
• Estándares de desempeño que deberán lograrse
• Condiciones de trabajo y riesgos posibles
• Número de empleados que realizarán el trabajo, y a quien se reportan
• Las máquinas y los equipos que se usarán en el trabajo

Secciones de la descripción de puestos;

Identificación del puesto de trabajo; La identificación del puesto incluye el título del puesto, el departamento, la relación de autoridad y un número o código para identificar el puesto de trabajo.

Fecha del análisis de puestos; Debe incluirse en la descripción del puesto para ayudar a identificar los cambios en el puesto de trabajo que harían obsoleta a la descripción. En la actualidad suele añadirse también una fecha de espiración con la finalidad de  tener una revisión periódica del contenido.

Resumen del puesto; El resumen del puesto brinda un panorama del puesto de trabajo. Por lo regular es un párrafo breve que describe el contenido del cargo.

Tareas a realizarse; Delinea las principales características que el trabajador del determinado puesto de trabajo debe realizar.

Especificación del puesto; Los aspectos que se incluyen en la especificación del puesto, por lo general, son factores que están relacionados con el trabajo, como requisitos educacionales, experiencia, rasgos de personalidad y habilidades físicas.

Perfil del puesto

Es un método de recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas.

El perfil de puestos debe contener como mínimo estos cuatro factores:

• Educación (nivel educativo alcanzado, carrera universitaria, cursos)
• Conocimiento y experiencias
• Competencia
• Estándares de gestión eficaz

La identificación del perfil de factores de desempeño eficaz para cada puesto o tipo de puesto es una herramienta necesaria en la selección y desarrollo de personas. En el primer caso, porque permite identificar los candidatos más adecuados para un puesto determinado; en el segundo, porque permite planificar actividades de desarrollo en función de las diferencias entre perfil de la persona y los requerimientos de su puesto actual o de los puestos que pueda desempeñar a lo largo de su carrera profesional.

Diccionario de definiciones sobre términos utilizados en este tema;

El puesto: consiste en un conjunto de tareas que deben realizarse para que una organización logre sus metas.

Una posición: es un conjunto de tareas y responsabilidades a cargo de una persona; existe una posición para cada individuo dentro de la organización.

Fuentes:

Wayne Mondy, Sphr, JudyBrandy Moundy. (2012). Capital Humano. México: Pearson.

Juan Carlos Rodríguez-Serrano. (2004). El modelo de gestión de recursos humanos. Barcelona, España: EDITORIAL UOC.

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